Archivage

Lorsque vous aurez fini d’utiliser le document que vous avez entre les mains, trois possibilités s’offrent à vous :

Certitude d’aucune utilité :

vous le jetez directement à la poubelle. Cela vous évitera de vous poser à nouveau des questions sur des papiers qui traînent.

Vous n’êtes pas sûr d’une utilité future :

vous le mettez par ordre chronologique de date (le plus récent dessus), dans un classeur SI (veut aussi bien dire Sans Importance que Sous Instance). Un classeur par année de courrier à portée de main en cas de besoin. Mettez à la cave ou à la poubelle au-delà de 2 ans d’ancienneté.

S’il s’agit d’un document important, il est à garder.

Classez-le par thème (assurance, impôts, etc) et sous-thèmes. Si vos archives sont assez abondantes, nous conseillons l’utilisation d’un plan de classement numéroté, attaché à une liste de mots clef par ordre alphabétique. Elle vous permettra de retrouver instantanément l’endroit où se trouve le document.

Il existe des plans de classement logiques (adaptables à vos besoins personnels), vous permettant de donner une référence très rapidement à votre document.

Principe de numérotation d’un plan de classement

Premier chiffre de 1 à 9 pour les grandes rubriques, deuxième chiffre celui des sous-rubriques, troisième chiffre celui des thèmes etc. Un exemple : l’archivage de vos reçus de dons fiscaux : 4 Impôt et taxes 41 Divers 42 Foncier 43 Taxe d’habitation44 Impôt Revenus 441 Informations diverses sur impôts revenus 442 Avis d’imposition 443 Déclaration annuelle 444 Reçus de dons Bien entendu, adoptez le même plan de classement pour vos archives papier et informatique.