Ce que vous dites en réunion
Quelques principes de base sur ce qu’il faut penser à dire (et comment le dire) lors des réunions d’information
Introduction
(10 minutes maximum)
- “Merci de votre présence”
- “Merci d’éteindre vos portables”
- Informations pratiques. Ex : “la réunion durera deux heures, nous ne ferons pas de pose”. Vérifiez si cela convient à chacun (pour ne pas perdre en cours de route la personne dont vous attendez une décision ultérieure…).
- Rappelez brièvement l’objectif général et les moyens pour y parvenir.
- Eventuellement, résumez la réunion précédente : a-t-on réussi à atteindre les objectifs fixés la dernière fois. Pourquoi ? Sinon, comment y remédier ?
- Expliquez rapidement l’ordre du jour ; cela constituera souvent le plan de l’exposé.
- Avertissez que l’exposé répondra à la plupart des interrogations des participants, mais que vous répondrez aux questions, soit à la fin de la réunion, soit par mail (écrivez votre adresse mail sur le paper-board). Cela vous évitera les interruptions et les dérives hors sujet.
- S’il y a peu de participants, on peut faire un tour de table en donnant au maximum 2 mn à chacun pour se présenter. Pour un grand auditoire, on peut envisager une présentation générale par ville, région, origine professionnelle, etc…
- Si nécessaire, demandez à quelqu’un de prendre des notes.
Développement de votre sujet
(maximum une heure si vous êtes le seul intervenant) :
- Ne soyez pas long. Votre auditoire vous en sera reconnaissant et retiendra mieux votre intervention. Appuyez davantage sur les mots ou idées maîtresses à retenir. Ecrivez-les sur le paper-board. S’il y a plusieurs intervenants, limitez chaque intervention à environ 20 minutes.
- Employez des phrases courtes. Evitez les expressions parasites (“donc”, “car”).
Fin de la réunion, conclusion
- Il faut soigner la conclusion. C’est ce qui reste. Rappel des idées fortes à retenir.
- Des questions ? Y répondre rapidement. En cas de non réponse, la question fera l’objet d’une réunion ultérieure ou d’une réponse individuelle par mail (surtout les questions difficiles).
- “Merci de m’avoir écouté” et souhaitez le bon retour à tous.