Gagner du temps en réunion

Comment maîtriser le temps des réunions.

Nous vous suggérons quelques principes de base, à adapter suivant les trois types de réunions les plus habituelles :

Briefing du matin :

debout, pas plus d’un quart d’heure, en début de journée.

Hebdomadaire :

deux heures maximum, le vendredi par exemple, pour le bilan de la semaine et les prévisions de travail à venir.

Trimestrielle :

une matinée ou une journée. Destinées à recaler les objectifs, recenser les problèmes majeurs, présenter les solutions possibles et les décisions à prendre.

Même si c’est plus discret chez les timides, nous avons tous le désir de communiquer.
Ce désir allonge parfois la durée des réunions par des temps de prises de parole souvent excessifs.

Quelques principes vous aideront à mieux cadrer la durée des réunions :

Respecter les horaires annoncés,

c’est respecter les orateurs et les participants. Commencer et finir aux heures prévues est une question d’organisation et d’habitude à prendre.

Fixer le temps maximum de parole de chacun.

Cela nous apprend, d’une part à aller droit au but, d’autre part à être plus juste envers les discrets et valoriser leurs bonnes idées.
Quant à ceux qui ne sont là que pour la représentation, nul besoin de les obliger à parler !
Dans les pays anglo-saxons, on utilise parfois un système qui déconnecte automatiquement le micro à la fin du temps attribué.

Bien connaître le sujet et régler à l’avance tout ce qui peut l’être,

c’est éviter de grosses pertes de temps à se poser des questions au dernier moment.
Avec l’ordre du jour, présentez le schéma des solutions envisagées et les décisions qui devront être prises.