Lettre commerciale

Les lettres commerciales ou administratives suivent des règles différentes par rapport aux lettres personnelles. Elles sont un moyen de communiquer entre personnes physiques, morales, organismes, entreprises ou administrations.

Il en existe 5 principaux types : de reconnaissance, de plainte, de demande d’informations, d’ordre et de réponse.

Reconnaissance :

lettre de remerciement suite à un envoi ou à une aide. Ce type de lettre n’est pas indispensable mais toujours apprécié.

Plainte :

Envoyer une plainte (formuler une insatisfaction) ou y répondre (pour rétablir une incompréhension ou réparer une erreur). Dans ce cas, on peut informer le correspondant des mesures prises, de la suite qui va être donnée.

Demande d’informations :

sert à obtenir des renseignements sur un sujet ou sur un produit.

Ordre :

commande de matériel ou demande pour réaliser une œuvre ou un travail.

Réponse :

le préalable à ce type de lettre est de bien discerner le sens de la question de votre correspondant pour répondre au mieux à son attente.

Une lettre coûte cher et elle demande du temps (une dizaine d’euros pour une simple lettre de rappel). Il est donc indispensable de réfléchir pour savoir si elle est vraiment utile ou si elle peut être différée ou même ignorée.

Il est utile de passer quelques instants pour se poser les questions suivantes :

Avant de la commencer

• La question qu’elle soulève pourrait-elle se résoudre d’elle-même si je la diffère ?
• Me coûte-t-elle plus cher en temps que ce qu’elle va m’apporter ?

Ebauche rapide des différents points à aborder

• S’il s’agit d’une réponse, ai-je compris les différents points que mon correspondant souhaite me voir aborder ?
• Qu’est-ce que mon lecteur va apprendre de mon message ? Risque-t-il de n’en tenir aucun compte et de jeter la lettre à la corbeille ? Quelles sont les conséquences possibles de cette lettre ?

Mise en forme littéraire

Le vocabulaire et les expressions littéraires

• sont-ils adaptés à mon correspondant ?
• seront-ils perçus tels que j’ai voulu les exprimer ?

Eventuellement faire lire la lettre par un tiers pour lui demander comment il a compris ma lettre. N’oublions pas que la plupart des problèmes sont consécutifs à une mauvaise interprétation.

Une lettre commerciale est soumise à la règle des 7 C. Elle doit être :

• Claire
• Courte
• Concise
• Correcte
• Courtoise
• Complète
• et enfin, elle doit Convaincre