Participant difficile en réunion

Toute réunion met en présence des personnalités différentes, et certaines sont parfois “encombrantes”.
Un des rôles de l’animateur est de discerner à qui il a à faire et de fixer les règles de la réunion (ex : limiter le temps de parole pour permettre à chacun de s’exprimer). L’animateur évitera d’encourager du regard ceux qui “polluent” la réunion, sans les ignorer toutefois. En cas de dérive, il a le devoir de reprendre le contrôle en gardant seul la parole pour un temps.

Voici quelques conseils adaptés à divers profils de participants.

Le timide :

Pour le mettre en valeur, lui poser des questions ouvertes ; éviter les questions interro-négatives.

Le bavard :

Si un participant s’étend sur une opinion hors sujet ou d’ordre personnel, le couper aimablement. Lui rappeler l’objectif (il est utile de l’avoir affiché visiblement). Lui dire qu’il convient d’aller à l’essentiel :

• pour que la réunion ne dure pas trop longtemps
• afin que d’autres puissent s’exprimer.

Les perturbateurs :

Pour les calmer (discussions en aparté, etc.), l’animateur se rapproche d’eux en continuant à parler normalement. Eventuellement il leur demande leur avis, ou simplement leur attention sur ce qui est dit.

Le contradicteur :

Il faut lui répondre (sans agressivité).
S’il émet une hypothèse négative, lui demander s’il a un exemple précis. Si c’est le cas, traiter cet exemple. Sinon, donner une explication plausible et enchaîner.
S’il engage un conflit avec un participant, intervenir pour mettre gentiment de l’ordre. Si cela s’envenime, être ferme : “soit j’arrête la réunion dans cet état d’esprit, soit nous continuons de façon constructive. On est là pour [objectif de la réunion]. Je vous invite à continuer”. (Voir article Métacommunication)
On peut prendre à part le contradicteur (même pendant la réunion) pour essayer d’apporter un apaisement sur le sujet.Si malgré tout, la personne ne veut pas s’arrêter de parler, elle finit par se mettre elle-même “en porte-à-faux”.En toutes circonstances, il convient de garder la maîtrise de soi.